Bijlagen offertebrief

Vergeet de bijlagen bij de offerte niet!

Je maakt een offertebrief. Die moet goed en snel leesbaar zijn voor de klant. Dus veel informatie neem je op in de bijlagen. Waar moet je zoal aan denken?


Een goed leesbare offertebrief

Offertebeslissingproces
We komen er met enige regelmaat op terug: maak een kort en bondige offerte of offertebrief. Dat komt de leesbaarheid ten goede. Hoe lang de offertebrief mag zijn, hangt ervan af. Eigenlijk net zo lang als hij blijft boeien. De structuur van de offertebrief is van groot belang.

Het offertebeslissingsproces

Dit alles heeft te maken met de manier waarop je offerte wordt bekeken, gelezen en beoordeeld. We noemen dat het offertebeslissingsproces.

Verwijs naar de bijlagen

Een goed leesbare offertebrief is dé reden waarom je details zoals productspecificaties e.d. in een bijlage opneemt. Als het heel belangrijk is, dan verwijs je er naar in de brief. Bijvoorbeeld: ‘Voor onze algemene voorwaarden verwijs ik naar de bijlagen.’

Maak onderaan de brief, op de laatste pagina, een opsomming van alle bijlagen.

Dit is niet alleen vanwege de duidelijkheid, maar het is juridisch gezien ook goed om dit te doen. Denk aan een situatie dat de klant zegt: “Er is nooit over algemene voorwaarden iets gezegd”. Het geeft geen 100% zekerheid uiteraard, want een vermelding wil nog niet zeggen dat je de bijlagen ook hebt meegestuurd.

Voorbeeld
Bijlagen: algemene voorwaarden, ontwerptekening en bedrijfsbrochure.

Aan welke bijlagen moet je zoal denken?

Breng je regelmatig voor verschillende producten, diensten en klanten offertes uit? Dan is het wellicht slim om zelf een checklist te maken van mogelijke bijlagen. Je vinkt dan aan welke bijlagen je wel/niet moet meesturen. Denk aan o.a.:

□ Productspecificaties en producteigenschappen
□ Technische omschrijving
□ Tekeningen en modellen
□ Berekeningen
□ Bedrijfsbrochure
□ Folders
□ Tevreden klanten/referenties/testimonials
□ Foto’s, grafieken en andere illustraties ter ondersteuning van je argumentatie.
□ Krantenknipsels met positieve berichten
□ Testresultaten
□ Algemene voorwaarden
□ Verkoopvoorwaarden
□ Leveringsvoorwaarden
□ Betalingsvoorwaarden


Download onze Checklist ‘Offertebrief en bijlagen’. (Word-bestand).

 

Dit zeker niet vergeten

De klant wil geholpen worden. Hij wil snel en makkelijk alle offertes kunnen beoordelen en vergelijken. Dat geldt ook voor de bijlagen. Accentueer daarom in de bijlagen onderdelen die voor de klant extra belangrijk zijn. Zet er persoonlijke opmerkingen bij en/of voeg post-it briefjes toe.  Dan doe je ook weer net wat meer dan je concurrenten.